Lorsque la copropriété prend contact avec l’ALEC Ouest Essonne par mail ou par téléphone, nous fixons une date de rendez-vous et nous remettons un BIC (Bilan Initial de Copropriété). Le BIC permet au Conseil Syndical (CS) de faire un premier état des lieux de sa copropriété : consommations, équipements, finances, etc.

Il le complète pour le rendez-vous: c’est le point de départ qui permet au Conseil Syndical de Copropriété et à l’ALEC Ouest Essonne de discuter sur une base commune. C’est une étape primordiale car le BIC sert à rédiger le cahier des charges AUDIT.

Durant ce rendez-vous, nous détaillons le parcours et les étapes à suivre d’une rénovation globale efficace. Nous précisons en quoi l’ALEC Ouest Essonne peut soutenir le projet. Le Conseil Syndical de Copropriété devient alors « chef de projet ». L’ALEC Ouest Essonne l’aide à monter en compétences.
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Le prêt d’une caméra thermique

Si la saison s’y prête (froide), les copropriétaires peuvent emprunter la caméra thermique de l’ALEC. Cela ne remplace pas un audit, mais les images permettent de prendre conscience de déperditions, invisibles à l’œil nu. Elles constituent un élément visuel percutant à présenter en Assemblée Générale (AG) pour convaincre de la nécessité d’une rénovation énergétique globale, et donc faciliter le vote des études préalables.

Le plan de communication – Convaincre les copropriétaires

Si le Conseil Syndical de Copropriété (ou un groupe identifié) est souvent leader du projet, l’Assemblée Générale reste souveraine : chaque copropriétaire doit se sentir concerné par le projet. Nous aidons le Conseil Syndical de Copropriété à préparer le plan de communication en sélectionnant judicieusement les informations à mettre en valeur, de façon à rester clairs, concis et pertinents.

Nous recommandons le recours à un questionnaire destiné aux copropriétaires visant à annoncer le projet et sonder les copropriétaires sur les travaux les plus urgents à mener, les inconforts, les motivations, etc. C’est un moment fondateur. Grâce à nos retours d’expériences (base de données à disposition), nous pouvons co-construire ce questionnaire pour qu’il soit efficace. Il est important d’en faire une restitution aux copropriétaires: points majeurs, étapes, échéances, implications, etc.

L’ALEC Ouest Essonne a repris et adapté le cahier des charges AUDIT crée par l’Agence Parisienne du Climat (APC). Nous incitons le Conseil Syndical de Copropriété à s’en inspirer pour démarcher les auditeurs car les prix varient de x1 à x10 pour des prestations parfois comparables. Un audit complet constitue un véritable outil pour la suite du projet et mérite un investissement à la hauteur de son utilité.

Nous aidons le Conseil Syndical de Copropriété à trouver des auditeurs qualifiés et expérimentés. Une fois le Cahier des charges soumis et les réponses reçues, les copropriétaires sont parfois tentés de privilégier le moins-disant en négligeant l’analyse de l’ensemble des services proposés et conditions (nombre de jours, qualité du rendu final, visite des appartements.) Nous mettons à la disposition du Conseil Syndical de Copropriété une grille d’évaluation, que nous remplissons en parallèle sur la base des propositions, comme un outil d’aide à la décision. Nous aidons ensuite le Conseil Syndical de Copropriété à se préparer pour le vote en AG.

L’auditeur a besoin de 4 à 10 mois pour réaliser l’étude et sa restitution au Conseil Syndical de Copropriété. Nous pouvons assister le Conseil Syndical de Copropriété lors de cette restitution pour amorcer au mieux la prochaine étape.
Nous conseillons aux copropriétés de faire un « résumé » de l’audit: points forts et faibles du/ des bâtiments(s), travaux indispensables, points de vigilance, etc.
Le Conseil Syndical de Copropriété organise alors des réunions pour présenter cet audit et échanger avec les copropriétaires. C’est un moyen de discuter de la suite à donner et d’envisager si besoin un second questionnaire, plus poussé, basé sur les résultats de l’audit. Nous pouvons seconder le Conseil Syndical de Copropriété dans la construction de ces réunions (sélection, vulgarisation des informations, diaporama).
L’audit évalue l’état de l’existant et les travaux à envisager. Il faut rédiger sur cette base un cahier des charges pour expliquer au maître d’œuvre (MOE) ce que la copropriété attend : gain énergétique, bouquet de travaux, contraintes de coûts… au travers du Cahier des Charges Conception. Il est important de communiquer les travaux déjà effectués, la santé financière de la copropriété, le profil des habitants et toute autre information utile.
L’accompagnement de l’ALEC sur le cahier des charges Conception est semblable que celui pour l’Audit.

L’ALEC Ouest Essonne a repris et adapté le cahier des charges AUDIT crée par l’Agence Parisienne du Climat (APC). Nous incitons le Conseil Syndical de Copropriété à s’en inspirer pour démarcher les auditeurs car les prix varient de x1 à x10 pour des prestations parfois non comparables. Un audit complet constitue un véritable outil pour la suite du projet et mérite un investissement à la hauteur de son utilité.

En fonction des attentes et besoins, nous participons à l’adaptation du Cahier des charges Audit avec le Conseil Syndical. Pour le réaliser, nous aidons le Conseil Syndical de Copropriété à trouver des auditeurs qualifiés et expérimentés. Une fois le Cahier des Charges soumis et les réponses reçues, les copropriétaires sont parfois tentés de privilégier le moins-disant en négligeant l’analyse de l’ensemble des services proposés et conditions (nombre de jours, qualité du rendu final, visite des appartements.) Nous mettons à la disposition du Conseil Syndical de Copropriété une grille d’évaluation, que nous remplissons en parallèle sur la base des propositions, comme un outil d’aide à la décision. Nous aidons ensuite le Conseil Syndical de Copropriété à se préparer pour le vote en AG.

Rencontre avec les professionnels – Choisir

Le Conseil syndical de copropriété reçoit plusieurs offres en réponse au Cahier des charges Conception. Nous mettons à disposition du Conseil Syndical une grille d’analyse et d’évaluation pour identifier les propositions les plus intéressantes.
Le Conseil Syndical rencontre individuellement les différents maîtres d’œuvre pour comprendre plus précisément leur proposition et discuter d’un éventuel contrat.
Nous pouvons assister le Conseil syndical lors de ces entretiens pour aider à la compréhension technique. Cela permet au Conseil Syndical d’être plus confiant face aux professionnels et de monter en compétence sur leur projet. Une fois la grille d’évaluation complétée, le Conseil Syndical se réunit pour sélectionner le maître d’œuvre qui les accompagnera par la suite.

Nous pouvons compléter cette grille et participer à cette réunion de sélection. Nous aidons ensuite le Conseil Syndical à préparer le vote en AG, en rappelant que le vote ne porte pas sur les travaux, mais sur l’étude des travaux qui seront mis au vote à l’AG suivante.

Nous participons à la réunion de lancement, en appui au Conseil Syndical, en insistant sur des points importants : échéances, rendus, réunions, etc. Lors de ce type de projet, il existe des délais incompressibles : contestation d’AG, études thermiques, instruction des aides financières, obtention des prêts…
Nous sommes disponibles pour être l’intermédiaire entre les copropriétaires et les professionnels qui les accompagnent (MOE, syndic…), c’est-à-dire obtenir les informations nécessaires, rappeler les échéances, proposer des solutions de communication de sorte que le projet se passe au mieux. Après avoir terminé son étude de conception, le Maître d’Oeuvre d’Exécution propose des devis de plusieurs entreprises afin de pouvoir soumettre au vote les travaux en AG (contenu, coûts et entreprises). L’ALEC Ouest Essonne fournit au Conseil Syndical une grille d’évaluation qu’il remplit également.
C’est, selon nous, l’étape la plus importante de tout le processus de rénovation: l’AG doit être une formalité, pas un lieu de débat. Pour y parvenir, tous les copropriétaires doivent avoir pris connaissance du projet avant l’AG. L’ALEC Ouest Essonne incite très fortement le Conseil Syndical et son MOE à organiser une/des réunions préAG où nous pouvons intervenir au titre de « tiers de confiance neutre et indépendant ».

Les travaux sont votés !

Il y a toujours des questions de dernière minute sur les aides (qui sont à demander avant la réalisation des travaux), les prêts, les droits et devoirs, etc. Nous répondons à ces questions.
Après les travaux, l’ALEC Ouest Essonne contacte les copropriétés suivies pour savoir où elles en sont: quels travaux ont été faits, quelles ont été les conditions, à quels coûts et pour quel gain énergétique. Cela nous permet de faire des retours à nos EPCI* et communes, de remplir la base « coach copro » afin de disposer de statistiques à l’échelle régionale et nationale.
À la fin des travaux, nous proposons de faire une visite avec une caméra thermique. Cela permet de voir la qualité des travaux, de repérer d’éventuelles malfaçons et surtout de rassurer la copropriété sur ce qui a été fait.

La plateforme Coach Copro
L’ALEC Ouest Essonne bénéficie de la plateforme
numérique Coach Copro via la PTRE** Rénover
Malin. Cet outil permet à l’ALEC et aux CS un suivi
personnalisé de l’avancée de leur projet.